Afin de couvrir l'ensemble des charges récupérables de votre ensemble immobilier, le bailleur facture tous les mois (ou plus rarement au trimestre) une provision sur charges à tous ses locataires.
Une fois par an il doit faire procéder à une régularisation des charges ou reddition qui consiste à comparer ce qui a été réellement dépensé sur la période avec ce que l'on a facturé au locataire à titre de provision.
Une fois réalisée, chaque locataire recevra un décompte lui récapitulant :
- toutes les dépenses de l'ensemble immobilier classées par type de répartition et attachées à la période arrêtée ;
- pour chaque type de répartition, le calcul de la quote-part de son logement et de ses annexes (cave, parking, garage, etc ...) ;
- toutes les provisions de charges qui lui ont été facturées ;
- par différence entre le total des quote-part calculées et le total des provisions facturées, le décompte met en évidence le solde du pour la période arrêtée. Cette dernière est dite redditionnée.
Le solde est :
- soit débiteur (le montant des charges calculées est plus important que le total des provisions facturées), alors le locataire doit un complément au titre de la période arrêtée.
- soit créditeur, cas inverse, alors le locataire bénéficie d'un crédit affectable sur les échéances à venir. Il peut aussi se le faire rembourser.
Une fois par an, à la suite de cette reddition des charges, le bailleur peut procéder à une variation des provisions sur charges afin de les ajuster à la hausse ou à la baisse en fonction de l'évolution globale des charges récupérables de l'ensemble immobilier, ou d'une évolution budgétaire particulière, et ce pour l'exercice ou période en cours.
On parle alors d'ajustement des provisions sur charges, dont le but est d'obtenir un solde le plus réduit possible tel qu'il sera obtenu au moment de la reddition suivante.
Lorsque la régularisation annuelle des charges est effectuée, celle-ci est adressée par courrier avec le décompte des charges locatives individuel (cf document ci-dessous) ainsi que le détail transmis par le syndic si votre immeuble est une copropriété.
Vous disposez à réception de ces éléments d'un mois pour nous faire parvenir vos questions et contestations éventuelles.
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